Existenzgründung

Existenzgründer: Das ist wichtig zu wissen

Die Frage „Freelancer oder Gewerbetreibender“ ist eine der häufigsten, die sich viele Existenzgründer am Anfang stellen. Denn schließlich richten sich hiernach die Steuern.

Zumeist ist kein Platz für Papier- und Finanzkram, wenn der Traum der Selbstständigkeit geträumt und letztendlich ausgelebt wird. Denn vielen Selbstständigen erscheint der Zahlendschungel viel zu undurchsichtig und das ganz besonders zu Beginn. Nur die wenigsten, die in die Selbstständigkeit starten, wissen was auf sie zukommt und mit welchen Tools es möglich ist, die Finanzen schnell und effizient zu organisieren.

In welche Business-Kategorie fällt das Start-up?

Unter die Kategorie Freiberufler (Freelancer) fallen alle selbstständig ausgeübten wissenschaftlichen, künstlerischen, unterrichtenden, erzieherischen oder schriftstellerischen Tätigkeiten. Dabei wird vom Einkommenssteuergesetz zwischen den sogenannten Katalogberufen unterschieden, wozu Ärzte, Journalisten, Fotografen, Dolmetscher, Schauspieler oder katalogähnliche Berufe zählen. Das Finanzamt ist es jedoch letztendlich, die entscheidet, ob die Tätigkeit die ausgeübt wird, tatsächlich einem freien Beruf entspricht. Eben hier musst du auch deine Steuernummer beantragen, die später für die Steuererklärung und zur Rechnungsstellung benötigt wird.

Als gewerbetreibend gilt ein Start-up dann, wenn ein Handel betrieben wird. Des Weiteren ist der Existenzgründer bzw. der Unternehmer dazu verpflichtet, ein Gewerbe anzumelden (Gewerbeamt) und sich ins Handelsregister der IHK einzutragen.

Tipp: Das Einkommen sollte beim Ausfüllen des Fragebogens vom Finanzamt nicht zu hoch angesetzt werden – gilt für Gewerbetreibende & Freelancer. Denn ansonsten kann es passieren, dass eine Steuervorauszahlung verlangt wird. Sollte mehr verdient werden, als angegeben, dann kann das im Nachhinein korrigiert werden.

Die Steuern & die Buchführung

Der Freelancer hat einen klaren Vorteil, denn hier fällt ausschließlich die Einkommens- und Umsatzsteuer an. Doch einmal abgesehen davon, muss der Gewerbetreibende noch die Gewerbesteuer zahlen und auch in der Buchhaltung wesentlich mehr beachten als der Freiberufler. Denn er ist, sofern er mehr als 500.000 Euro verdient oder einen Gewinn von 50.000 Euro erzielt, zur „doppelten Buchführung“ verpflichtet.

Der Freelancer muss hingegen am Jahresende nur eine Einnahmeüberschussrechnung einreichen, in der nachgewiesen wird, wie viel im Geschäftsjahr eingenommen wurde. Dafür werden ganz einfach alle Einnahmen und Ausgaben gegenübergestellt und der Überschuss gilt dann als Gewinn.

Buchhaltung per moderner Cloud

Es ist durch die modernen Cloud-Anwendungen möglich, die Buchhaltung digital und unkompliziert zu organisieren. Dadurch wird es nicht nur erleichtert, die Finanzen besser im Blick zu behalten, sondern es wird auch Zeit gespart. Eben die Zeit, die sinnvoll genutzt und in das Business investiert werden kann.

Dabei sollte auf Folgendes geachtet werden:

  • Der Computer sollte Passwort geschützt sein – das ist vom Gesetzgeber vorgegeben
  • Die unterlagen, sollten grundsätzlich auf einem deutschen Server gespeichert werden, so dass die Steuerprüfung jederzeit auf die Unterlagen zugreifen kann
  • Die Ausgabenbelege und Rechnungen sollten chronologisch geordnet sein
  • Jede geschäftliche Transaktion sollte durch einen Beleg bestätigt werden
  • Es muss für eine transparente Ordnerstruktur gesorgt werden

Wichtig! Werden Rechnungen digital erstellt, dann müssen sie auch in dieser Form aufbewahrt werden. Das bedeutet, eine Rechnung die im Original als PDF gesendet wurde, darf nicht ausgedruckt und in einen Ordner gelegt werden. Andersherum ist das durchaus möglich.